Le 3 competenze per migliorare l’efficienza sul lavoro

Secondo il Project Management Institute, un progetto è un’iniziativa temporanea con un inizio e una fine definiti.

Negli ultimi anni molte aziende hanno capito che le competenze per pianificare e gestire efficacemente un progetto sono di grande utilità per ogni membro del personale, non solo per i project manager ufficiali. Secondo Michael DePrisco, Vice President Global Solutions, “la project economy è il modo in cui lavoreremo in futuro”.

I libri di Project Management sono pieni di concetti da cui la maggior parte dei professionisti trarrebbe beneficio, tra cui tecniche di pianificazione, diagrammi di Gantt, work breakdown structure e concetti di leadership del team. Ma quali sono le tre competenze di Project Management che potrebbero offrire un enorme vantaggio sul posto di lavoro anche a chi non è Project Manager?

Skill 1 – Utilizzo dei Project Charters

La disciplina del Project Management è ricca di tecniche e modelli, ma senza dubbio il Project Charter è lo strumento più efficace per organizzare il lavoro. I Project Charter vengono utilizzati dai Project Manager per allineare tutte le risorse all’inizio del progetto, evitando così di incorrere in problemi nel lungo periodo. Pur potendo variare per stile, formato e contenuto, il presupposto di fondo è chiarire gli elementi chiave prima che il progetto abbia inizio, assicurando che tutte le risorse possano lavorare insieme.

Skill 2 – Condurre un’analisi dei rischi

Sebbene un progetto sia organizzato fin nel minimo dettaglio, raramente si concretizza esattamente come previsto.

Per non farsi cogliere impreparati, ai project manager viene insegnato a condurre l’analisi dei rischi come parte del normale processo di pianificazione del progetto. Harry Hall, The Project Risk Coach, afferma: “Siamo tutti risk manager, alcuni meglio di altri.”

In sostanza, l’analisi dei rischi consiste nel pianificare ciò che potrebbe andare storto. Pertanto, avviare un progetto alla cieca, senza aver svolto un’analisi preliminare di eventuali rischi, potrebbe rivelarsi rischioso.

Skill 3 – Debriefing dei progetti

La maggior parte delle aziende, dopo aver completato un progetto, passa a quello successivo senza prima fare un resoconto dei risultati ottenuti. Spesso, invece, non effettuare un debriefing finale priva dell’opportunità di sfruttare quanto appreso nell’ultimo progetto per migliorare quelli futuri.

Il debriefing può essere applicato a riunioni, eventi, progetti e persino a singole attività. L’obiettivo è semplicemente dedicare un po’ di tempo a riflettere su ciò che ha funzionato bene e su ciò che si sarebbe potuto fare diversamente. Comprendere gli errori (o i successi) passati è un elemento necessario per il miglioramento continuo delle prestazioni.

La disciplina del Project Management è sempre più richiesta. Il report Project Management Job Growth and Talent Gap 2017-2027 pubblicato dal Project Management Institute riporta che entro il 2027 le aziende avranno bisogno di 87,7 milioni di persone impiegate in ruoli orientati al project management, mentre continuerà a registrarsi una significativa carenza di talenti qualificati.

Anche se le 3 competenze elencate sopra non sono esclusive del Project Management, purtroppo vengono trascurate da molti. Possedere queste competenze non solo migliora l’efficienza sul posto di lavoro, ma può anche aumentare in modo significativo il valore professionale.

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